Privacyverklaring

VOORUIT Accountancy & Advies gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt. Wij houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wie is verantwoordelijk

VOORUIT Accountancy & Advies is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Je bereikt ons via info@vooruitaa.nl.

Welke gegevens wij verwerken

Als je contact met ons opneemt, via het contactformulier, per e-mail of telefonisch: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, het onderwerp en je bericht. Stuur via het contactformulier geen burgerservicenummer, wachtwoorden of financiële stukken mee.

Als je klant bij ons bent: de gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren, zoals naam- en contactgegevens, gegevens van je onderneming, financiële en administratieve gegevens en fiscale gegevens. Voor belastingaangiften verwerken wij ook je burgerservicenummer, alleen waar de wet dat voorschrijft of toestaat. Daarnaast verwerken wij de gegevens die wij volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) moeten vastleggen, zoals een kopie van een identiteitsbewijs en gegevens over de uiteindelijk belanghebbenden.

Als je onze website bezoekt: deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen trackers. Onze hostingpartij verwerkt technische gegevens, zoals je IP-adres, om de website veilig en bereikbaar te houden.

Waarom en op welke grondslag

• Om je vraag te beantwoorden en een kennismaking te plannen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te reageren op wie contact opneemt, of de voorbereiding van een overeenkomst.
• Om de opdracht uit te voeren, zoals het voeren van een administratie, het samenstellen van een jaarrekening of het indienen van aangiften. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met jou of je onderneming.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het cliëntenonderzoek en de meldplicht uit de Wwft en de fiscale bewaarplicht. Grondslag: een wettelijke verplichting.
• Om de website veilig te laten werken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.

Wij gebruiken je gegevens niet voor andere doelen, verkopen ze niet en nemen geen besluiten die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of zolang de wet en onze beroepsregels dat voorschrijven.

• Berichten die niet tot een opdracht leiden, verwijderen wij uiterlijk een jaar na het laatste contact.
• Gegevens uit het cliëntenonderzoek bewaren wij vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie, zoals de Wwft voorschrijft.
• Stukken die tot onze eigen administratie behoren, zoals facturen, bewaren wij zeven jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.
• Dossiers van opdrachten bewaren wij zolang de wet en de beroepsregels voor accountants dat vereisen.

Wie je gegevens ontvangt

Wij delen je gegevens alleen als dat nodig is voor de opdracht, als de wet ons daartoe verplicht, of met je toestemming. Denk aan de Belastingdienst bij het indienen van aangiften, de Kamer van Koophandel bij het deponeren van jaarstukken, of een financier als je ons vraagt een financieringsaanvraag te ondersteunen.

Wij werken met leveranciers die gegevens voor ons verwerken, zoals voor hosting, e-mail en financiële software. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat zij je gegevens net zo zorgvuldig behandelen als wij. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen.

Geheimhouding en beveiliging

Als accountant zijn wij gebonden aan de beroepsregels van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), waaronder de plicht tot vertrouwelijkheid. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Financiële stukken wisselen wij uit via een veilig kanaal dat wij met je afspreken, nooit via het contactformulier.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en je gegevens over te laten dragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Sommige gegevens moeten wij op grond van de wet bewaren; die kunnen wij dan niet eerder verwijderen.

Wil je een van deze rechten gebruiken, mail dan naar info@vooruitaa.nl. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij je vragen je te identificeren.

Een klacht

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten via info@vooruitaa.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.